Ben je aan het stoeien met werknemers die hybride werken? Dan is professionele workforce management software misschien wel de missing link. In dit blog leer je hoe je met de juiste tool de planning soepel regelt voor zowel mensen op kantoor als thuiswerkers, zonder dat je in een wirwar van mailtjes en Excel-sheets belandt!

Hybride werken is dé trend 

Sinds de coronacrisis hebben veel bedrijven de overstap gemaakt naar deels thuis en deels op kantoor werken. Volgens onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) werken Nederlanders na corona nog steeds gemiddeld 30% van de tijd thuis, en die trend lijkt voorlopig niet te verdwijnen. 

Logisch, want hybride werken zorgt voor een betere werk-privébalans en kan zelfs de productiviteit verhogen. Maar het vraagt ook om wat extra focus op je personeelsplanning!

De uitdagingen van een hybride team

• Onvoorspelbare roosters

Niet iedereen wil of kan op dezelfde dagen thuiswerken. Dat maakt het lastig om zicht te houden op wie wanneer beschikbaar is.

• Communicatieproblemen

Mensen op kantoor roepen snel iets naar elkaar, terwijl thuiswerkers moeten bellen of mailen. Goede samenwerking kan daaronder lijden.

• Moeilijke coördinatie

Managers willen weten wie er aanwezig is voor overleg of klantafspraken. Met wisselende schema’s is dat best een puzzel.

Hoe workforce management software kan helpen

Een modern WFM-systeem is meer dan ‘een tool’ voor urenregistratie. Het helpt je om iedereen in een hybride setup vlot in te plannen, zonder dat je er een dagtaak aan hebt. Denk dan aan:

Realtime roosters

Medewerkers zien in één oogopslag wie wanneer aanwezig is (op kantoor of thuis) en kunnen zelf beschikbaarheid doorgeven.

Automatische meldingen

Krijg een seintje als te veel mensen tegelijk vrij willen nemen of als je onderbezetting riskeert.

Koppeling met communicatietools

Sommige systemen bieden integraties met communicatiesoftware, zodat je direct kunt overleggen als er iets wijzigt in het rooster.

Voordelen voor medewerkers én managers

Meer autonomie

Werknemers kiezen makkelijker wanneer ze op kantoor of thuis werken. Natuurlijk binnen afgesproken kaders.

Efficiënter vergaderen

Je ziet direct wie fysiek aanwezig is en wie inbelt. Dat voorkomt dubbel werk.

Minder fouten in planning

Geen eindeloze mailwisselingen of last-minute wijzigingen die niemand doorheeft. Alles staat netjes in één systeem.

Maak een vliegende start

Een nieuwe tool of werkwijze invoeren kan best wat voeten in de aarde hebben. Neem de tijd om medewerkers te trainen en leg duidelijk uit wat de voordelen zijn. Begint je team te merken dat ze minder tijd kwijt zijn aan mailtjes en onduidelijke schema’s? Dan heb je snel reden voor de verandering!

Hulp van een specialist

Wil je zeker weten dat je het juiste pakket selecteert en de implementatie goed verloopt? Overweeg dan om een expert als Atrea in te schakelen. Zij kunnen je adviseren over de beste softwareoplossing voor jouw organisatie en begeleiden je bij elke stap van het proces!

Groei mee met hybride werkers

Hybride werken is here to stay. En dat vraagt om een planning die flexibel is. Met professionele workforce management software houd je grip op wie wanneer beschikbaar is en zorg je voor duidelijke communicatie tussen kantoor en thuis. Zo creëer je een werkomgeving waarin iedereen het maximale uit z’n (thuis)werkdagen kan halen, zonder dat de organisatie het overzicht verliest!